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Immer diese Meetings!

“Ich liebe meine Arbeit –
wenn nur die Meetings nicht wären…”

Wie oft höre ich diesen Satz?

Und die meisten haben recht damit:

  • verspätete Teilnehmer
  • unklare Teilnehmermenge
  • unvorbereitete Teilnehmer
  • andere parallele Tätigkeiten
  • wenig Teilnahme und Partizipation
  • unklares Thema
  • fehlende Zielsetzung
  • fehlender Fokus
  • fehlendes Buy-In der Teilnehmer
  • zu lange oder zu kurze Meetings
  • zu viele oder zu wenige Meetings
  • schlechte oder keine Vorbereitung
  • schlechte oder keine Moderation oder Struktur
  • Unfähigkeit, Entscheidungen zu treffen
  • oder keine Entscheidungsgewalt

… und die Liste geht noch viel weiter.

Und damit werden Meetings zu langweiligen, trägen Veranstaltungen ohne Aktivität und Spannung, ohne persönliche Betroffenheit und Sinn, ohne Spaß und Energie.

Wozu brauchen wir überhaupt Meetings? 

Weil wir in Teams arbeiten. Mit den Kollegen. Mit dem Kunden. Mit dem Vertrieb. Mit dem Einkauf. Mit anderen Menschen, denn alleine schafft man keinen Wert, Kundenwert, Marktwert, und alleine ohne andere Menschen macht man kein Business. 

  1. Wir arbeiten in Teams, da unsere Themen, Projekte, Produkte so groß werden, dass sie ein einzelner nicht alleine bearbeiten kann.
  2. Wir arbeiten in Teams, um verschiedene Disziplinen miteinander zu verbinden.
  3. Wir arbeiten in Teams, um das Wissen aller zu nutzen: unsere Themen sind so komplex, dass eine einzelne Person sie nicht beherrschen kann. Die Theorie vom “Knowledge-of-the-crowd” besagt, dass die Menge gemeinsam mehr Wissen besitzt als einzelne Experten. 
  4. Wir arbeiten in Teams, um Risiko zu reduzieren: Organisationen können es sich einfach nicht leisten, dass der einzige Experten-Wissensträger einen Skiunfall erleidet und 6 Wochen ausfällt. Oder schlimmeres. Oder schöneres, wie ein Lottogewinn, der in das sofortige Auswandern auf die Urlaubsinsel im Süden resultiert.
  5. Wir arbeiten in Teams, um Wissen weiterzugeben und damit in der Organisation zu vermehren. Wir sind umgeben von ständig wandelnden technologischen Neuheiten. Ist es immer der altbewährte Experte, der das meiste Wissen hat? Oder kann auch er lernen von dem jungen Kollegen, der, soeben von der Uni entlassen, zufälligerweise in dem geforderten Thema seine Masterarbeit verfasst hat?
  6. Wir arbeiten in Teams, weil es gemeinsam mehr Spaß macht.

Und weil wir in Teams arbeiten, müssen sich mehrere Menschen besprechen, damit sie über den aktuellen Status informiert sind, um Redundanzen zu eliminieren, Wissensgewinn zu teilen, offene Punkte zu identifizieren, auf dasselbe Ziel zu fokussieren, Prioritäten zu verstehen, die weitere konkrete Arbeit zu planen, die Ergebnisse gegenüber den Erwartungen abzuklären und ihre gemeinsame Zusammenarbeit zu überprüfen und zu verbessern.

Sehr schade, wenn wir schlechte Meetings haben, denn sie stellen der Kern unserer Arbeit dar.

Sie sind der Ort, an dem Wissen ausgetauscht und gemeinsam gelernt wird. Sie sind der Ort, an dem Entscheidungen fallen. Es sollte alle betreffen!

Was kann ich tun?

Ein paar Tips, die ich so verwende:

  1. Prepare: bereite jedes Meeting vor: die Teilnehmer, dein Ziel, das gewünschte Ergebnis – jedes Meeting!
  2. Structure: begleite jedes Meeting mit einer klaren, kommunizierten Struktur
  3. Goal & Commitment: stelle ein definiertes Ziel für das Meeting vor und hole dir ein Commitment von den Teilnehmern ein
  4. Neutrality: sei ein neutraler Moderator für das Meeting
  5. Collaboration: stelle die Zusammenarbeit in den Vordergrund
  6. Tools: baue dir deinen Werkzeugkoffer für Meeting-Moderation
  7. Rules: … und setze damit Regeln für das Meeting
  8. Decide: führe Meetings immer zu klaren Entscheidungen
  9. Make it stick: halte Entscheidungen fest und verfolge beschlossene Maßnahmen

Das wirkt bei mir. Probier’s aus!

Viel Erfolg damit!

Was noch?

Noch ein kleiner Hinweis: Ich helfe Organisationen in der Verbesserung der Zusammenarbeit ihrer Teams: 
Durch Team-Coaching. Durch Scrum Master Coaching. Durch Agile Trainings.

Demnächst: Agile Team Facilitation-Training am 2./3. Mai in Augsburg