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Erste Schritte um Meetings zu optimieren

Firmen verschwenden viel Zeit und Geld in Besprechungen, die lange und umfokussiert sind, zu viele oder die falschen Teilnehmer umfassen, unstrukturiert ablaufen, langwierige Diskussionen beinhalten und nicht zu einer Entscheidung führen, die von den Teilnehmern und der Organisation getragen wird.

Um dieses Symptom zu bekämpfen, können Mitarbeiter an ihrem Methodenkoffer arbeiten und die eigene Moderation von Besprechungen entsprechend anpassen.

Ein erster, einfacher Schritt zur Vorbereitung eines Meetings ist die Reflexion des Moderators zum Ziel der Besprechung: was soll am Ende erreicht sein?

Wir unterscheiden generell 4 Ziele von Meetings:

  • informieren: z. B. ein oder mehrere Teilnehmer informieren die Kollegen über neue Forschungsergebnisse, die Geschäftszahlen, die Technologie oder den aktuellen Status im neuen Produkt
  • entscheiden: z. B. die Teilnehmer verschaffen sich einen Überblick über die nächsten geplanten Aufgaben, legen eine Arbeitsstruktur fest und verteilen die Tätigkeiten: viele Entscheidungen sind getroffen!
  • erarbeiten (generieren, sammeln, strukturieren): z. B. in einer spontanen Problem-Lösungs-Session bringen alle Teilnehmer ihre Ideen zur Lösung ein, es wird diskutiert, welche Wege bereits probiert wurden, welche Erfahrungen man bereits gemacht hat, welche Punkte noch offen sind
  • Beziehungen verbessern: last but not least, durch den persönlichen Austausch und das Gespräch entsteht mehr Verständnis für die anderen Personen, die Beziehungen bessern sich und man kann offene Punkte oder eigene Fehler ansprechen, die Zusammenarbeit wird leichter und verbessert sich.

Je nach Art und Ziel des Meetings wählt der Moderator unterschiedliche Strukturen und Elemente zur Moderation seines Meetings aus, läßt Diskussionen zu, fördert oder unterbindet sie, klärt die Rollen der Teilnehmer, die Auswirkung der Entscheidung.

Natürlich kann ein einzelnen Meeting auch verschiedene Ziele verfolgen, die man dann aber in klare Phasen im Meeting sequentiell bearbeitet und darüber transparent in der Moderation ist. So könnte in einer Lessions-Learned-Session erst eine Brainstorming-Phase geplant sein, eine Diskussion (beides “erarbeiten”) und schließlich eine Entscheidungsphase für die umzusetzenden Lernergebnisse für das nächste Projekt.

Ist man mal nicht in der Rolle der Moderation, ist es dennoch zielführend, sich vor einer Besprechung klar zu sein, welches Ziel man mit der eigenen Anwesenheit im Meeting verfolgt:

  • Man kann dies mit den vorab bestehenden Informationen über das Meeting abgleichen.
  • Man kann dies mit den gesetzten Zielen an das Meeting abgleichen.
  • Man kann durch die Einbringung der Erwartungen das Meeting konkret steuern.

Der Teilnehmer ist nicht nur passiv involviert, sondern übernimmt aktiv die Verantwortung für ein erfolgreiches Ergebnis:

  • bewußtes Fernbleiben vom Meeting für nicht relevante Themen
  • gezielte Einbringung der eigenen Informationen
  • Meinungsbildung und Entscheidung
  • nachhaltiges Mittragen der Beschlüsse

Nun die konkreten Arbeitsanweisungen für den Leser:

  • Bei welchem Meeting hattest du den Eindruck, dass du weder etwas beitragen noch etwas lernen konntest? Wie wertvoll war deine Anwesenheit?
  • Bei welchem Meeting erkennst du nicht die klare Abgrenzung in verschiedene Phasen für verschiedene Ziele? Was tust du dagegen?
  • Wie kannst du deine Meetings beeinflussen?
  • Was war hilfreich?